Guía de impresión
RIOHS: cómo preparar el documento para impresión y entrega
Respuesta rápida: antes de imprimir un RIOHS, la empresa debería contar con una versión legalmente revisada y cerrada. Desde ese punto, la preparación gráfica consiste en comprobar portada, identificación de la empresa, índice, numeración continua, anexos, páginas en blanco, hoja de recepción si corresponde y cantidad total de páginas. Recién después conviene definir número de ejemplares y si el documento funcionará mejor con corchetes al lomo o anillado.
El Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad no debería llegar a imprenta como un documento todavía en revisión.
La imprenta puede revisar aspectos de producción —orden de páginas, legibilidad, portada, cantidad, formato y encuadernación—, pero no determina si el contenido jurídico está vigente ni si cumple todas las obligaciones aplicables a una empresa específica.
Por eso conviene separar claramente dos etapas: primero la empresa valida el contenido; después se prepara el archivo definitivo para producción y entrega.
Debe estar aprobada antes de imprimir
Una sola versión maestra y completa
Portada, índice, páginas y anexos
Corchetes o anillado según el uso
El primer control no es gráfico: es confirmar qué versión se va a imprimir
Antes de pedir precio o definir una terminación, identifica exactamente cuál es el archivo vigente.
En empresas donde han existido modificaciones, actualizaciones de anexos o distintas versiones para revisión, es fácil terminar enviando un PDF antiguo por error.
- Fecha o versión: identifica claramente la edición vigente.
- Razón social: comprueba que corresponda a la empresa correcta.
- RUT y datos corporativos: revisa los datos que efectivamente aparezcan en el documento.
- Anexos: confirma que pertenezcan a la misma versión.
- Archivo único: evita enviar varios PDF casi iguales sin indicar cuál está aprobado.
La imprenta no debería elegir entre “RIOHS final”, “RIOHS final nuevo” y “RIOHS definitivo 2”. La empresa debe indicar un único archivo aprobado para producción.
Qué debería contener el PDF que llega a imprenta
Desde el punto de vista de producción, el documento debería llegar completamente armado y en el orden definitivo en que será entregado.
| Parte del documento | Qué revisar antes de imprimir |
|---|---|
| Portada | Nombre del documento, empresa, logo y versión cuando corresponda. |
| Índice | Que los capítulos y páginas coincidan con la versión final. |
| Contenido | Que no existan capítulos duplicados ni fragmentos de versiones anteriores. |
| Paginación | Que siga una secuencia coherente desde el inicio hasta el final. |
| Anexos | Que estén incluidos, completos y ubicados en el orden aprobado. |
| Registro o recepción | Si la empresa utiliza una hoja de entrega o firma, debe venir incorporada y revisada. |
Portada del RIOHS: qué conviene resolver antes de enviarlo
La portada cumple una función práctica: identificar inmediatamente qué documento tiene la persona en sus manos y a qué empresa corresponde.
No necesita transformarse en una pieza publicitaria. Lo importante es que sea clara.
Debe quedar visible que corresponde al Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.
Incluye la identificación corporativa que la empresa haya definido para su versión oficial.
Una fecha o código interno puede facilitar distinguir una edición actual de otra anterior.
Puede incorporarse en buena resolución para facilitar identificación y presentación.
Portada a color e interior en blanco y negro
Para reglamentos extensos, una configuración práctica es utilizar una portada a color y mantener el contenido interior en blanco y negro cuando el documento no necesita gráficos cromáticos.
Imprenta Buin trabaja este tipo de combinación en reglamentos internos, lo que permite diferenciar visualmente la portada sin obligar a imprimir a color todas las páginas interiores.
Revisa la paginación después de agregar todos los anexos
No conviene revisar los números de página antes de incorporar la versión definitiva de anexos, hojas de recepción u otras secciones.
Agregar cuatro páginas al principio puede desplazar todo el índice.
- Comienza por el PDF completo: no revises capítulos separados.
- Comprueba el índice: abre varios capítulos y verifica que la página indicada corresponda.
- Busca saltos inesperados: por ejemplo, pasar de página 37 a 39.
- Revisa páginas duplicadas: especialmente después de combinar archivos.
- Detecta páginas en blanco: confirma si son intencionales antes de imprimirlas en todos los ejemplares.
Una página extra importa. Si el RIOHS tiene 80 páginas y se imprimen 50 ejemplares, una página innecesaria se reproduce 50 veces. Por eso el conteo final debe hacerse antes de cotizar.
No envíes portada, interior y anexos como archivos ambiguos
Si el documento se entrega en varios archivos, debería estar absolutamente claro cómo se arma.
Para producción suele ser más seguro contar con un único PDF definitivo con todas las páginas en secuencia.
- Un PDF completo.
- Páginas en orden.
- Portada incluida.
- Anexos incorporados.
- Versión identificada.
- Portada-final.pdf
- RIOHS-nuevo.pdf
- Anexo-corregido.pdf
- Anexo-nuevo-final.pdf
- Instrucciones por mensaje sobre cómo unirlos.
Cómo elegir entre corchetes al lomo y anillado
La terminación debería elegirse según la extensión del reglamento y la forma en que será utilizado.
Corchetes al lomo para documentos más contenidos
Los corchetes al lomo pueden funcionar bien cuando el reglamento tiene pocas o medianas páginas y el objetivo principal es entregar numerosos ejemplares de una forma ordenada y práctica.
Es una solución apropiada cuando el documento será leído y conservado, pero no necesita permanecer abierto permanentemente sobre una mesa.
Anillado para documentos extensos o de consulta frecuente
Cuando el reglamento tiene más páginas o quedará disponible en recursos humanos, prevención de riesgos, administración o jefaturas para consultas frecuentes, el anillado puede resultar más cómodo.
Permite abrir el documento sobre una superficie y consultar capítulos o anexos con mayor facilidad.
| Situación | Terminación a evaluar |
|---|---|
| Ejemplar relativamente breve | Corchetes al lomo. |
| Muchas copias para distribución | Corchetes pueden simplificar la producción cuando el número de páginas lo permite. |
| Documento extenso | Anillado. |
| Consulta frecuente | Anillado para facilitar apertura y manejo. |
| Ejemplar de oficina o jefatura | Puede convenir una terminación más firme según el uso esperado. |
La cantidad de páginas debe informarse correctamente al cotizar
El valor de impresión depende directamente de cuántas páginas tiene cada ejemplar.
No es lo mismo producir un reglamento de 24 páginas que uno de 80, 120 o más.
Antes de cotizar, abre el PDF definitivo y confirma el número total de páginas que contiene.
También define cuántos ejemplares necesitas
La cantidad de copias debería calcularse antes de producción considerando cómo será distribuido el documento dentro de la organización.
Por ejemplo, la empresa puede necesitar ejemplares para trabajadores, oficinas, prevención de riesgos, administración, sucursales u otras áreas según su propio sistema de entrega.
La imprenta no determina legalmente cuántas copias debe distribuir una empresa; produce la cantidad que el cliente solicita a partir de su versión aprobada.
Hoja de recepción o registro: debe venir preparada por la empresa
Algunas empresas incorporan dentro del archivo una hoja destinada a recepción, firma o registro de entrega.
Si se utilizará, esa página debería venir completamente definida antes de imprimir.
- Nombre del documento: que identifique correctamente qué se está entregando.
- Campos: que exista espacio suficiente para los datos definidos por la empresa.
- Versión: que corresponda al mismo reglamento impreso.
- Ubicación: decide si formará parte de cada ejemplar o si se administrará aparte.
Qué revisar si el reglamento incluye tablas o formularios
Los documentos internos pueden contener tablas, cuadros, listas o campos de firma que funcionan bien en pantalla pero quedan difíciles de completar al imprimirse.
Antes de producir, revisa esas páginas al tamaño final.
- Filas: que exista altura suficiente para escribir cuando corresponda.
- Columnas: que los textos no queden comprimidos.
- Firmas: que exista espacio real para completar manualmente.
- Texto pequeño: evita reducir anexos completos solo para hacerlos caber en una página.
- Escala: comprueba que ninguna tabla haya quedado reducida accidentalmente al convertir el archivo.
Qué revisar en la fuente oficial antes de mandar a imprimir
La Dirección del Trabajo mantiene el trámite oficial de registro del Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.
Actualmente indica que el registro debe efectuarse cuando el reglamento entra en vigencia por primera vez y cada vez que se modifica, dentro de los cinco días siguientes a su entrada en vigencia.
Si existe una modificación, la DT indica que debe realizarse un nuevo registro adjuntando nuevamente el reglamento actualizado completo.
Antes de producir una cantidad importante de ejemplares, la empresa puede revisar el trámite vigente directamente en Dirección del Trabajo.
La impresión no reemplaza la revisión normativa. Imprenta Buin imprime el documento entregado por la empresa; no redacta ni valida jurídicamente su contenido.
Qué pide actualmente la Dirección del Trabajo para el registro electrónico
La DT informa que para el registro debe disponerse del reglamento vigente en formato PDF. El archivo puede pesar hasta 20 MB y, si supera ese tamaño, puede separarse en hasta cinco documentos de un máximo de 20 MB cada uno.
Ese requisito corresponde al trámite ante la autoridad y es distinto del archivo de producción que se entrega a la imprenta.
Checklist final antes de autorizar la impresión
| Control | Qué confirmar |
|---|---|
| Versión | Es exactamente la edición aprobada por la empresa. |
| Portada | Empresa, título y versión están correctos. |
| Índice | Coincide con la paginación real. |
| Páginas | No faltan, no están duplicadas y no existen blancos accidentales. |
| Anexos | Corresponden a la misma versión del documento. |
| Registro | La hoja de recepción o firma está incluida si la empresa la utilizará. |
| Cantidad | Está definido el número exacto de ejemplares. |
| Terminación | Se definió corchete, anillado u otra opción cotizada. |
| PDF final | Es el mismo archivo autorizado para producción. |
Qué información enviar para cotizar un RIOHS
En Imprenta Buin este trabajo se cotiza según las características reales del documento.
- PDF final o número definitivo de páginas.
- Cantidad de ejemplares.
- Portada: indicar si será a color.
- Interior: definir si corresponde blanco y negro según el archivo.
- Terminación: corchetes al lomo o anillado.
- Hoja de registro: indicar si viene incluida en el documento.
- Formato: confirmar la medida prevista para el reglamento.
La página de impresión de Reglamentos Internos de Orden, Higiene y Seguridad explica las alternativas de producción disponibles y los datos necesarios para preparar la cotización.
Con el número de páginas, cantidad de ejemplares y terminación definida podemos revisar la producción del documento.
Preguntas frecuentes sobre preparación e impresión de RIOHS
¿Qué es un RIOHS?
Es el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad de una organización.
El Código del Trabajo regula esta materia en sus artículos 153 y siguientes. La empresa debe determinar las obligaciones que le resultan aplicables y mantener actualizado su documento conforme a la normativa vigente.
¿La imprenta puede revisar si el contenido legal del RIOHS está correcto?
No. Imprenta Buin puede revisar aspectos de producción, orden de páginas, calidad y presentación del archivo, pero no reemplaza una revisión legal, laboral o de prevención de riesgos.
El contenido debería llegar validado por la empresa y las asesorías que correspondan.
¿Qué debe revisarse en el PDF antes de imprimir?
Portada, versión, índice, paginación, anexos, páginas en blanco, tablas, hojas de registro y orden completo del documento.
La revisión debe realizarse sobre exactamente el mismo PDF que se utilizará para producción.
¿Conviene indicar una fecha o versión en el reglamento?
Puede ser muy útil para control documental porque permite distinguir la edición vigente de copias antiguas.
La forma concreta de identificarla debe definirla la propia empresa.
¿Se puede imprimir portada a color e interior en blanco y negro?
Sí. Es una configuración utilizada en este tipo de documentos cuando la portada necesita identificación corporativa y el interior está compuesto principalmente por textos, tablas y normativa.
Debe definirse antes de cotizar junto con la cantidad total de páginas.
¿Qué conviene más: corchetes al lomo o anillado?
Los corchetes al lomo pueden ser prácticos para documentos de pocas o medianas páginas y para distribuir varios ejemplares.
El anillado suele resultar más cómodo cuando el reglamento es extenso, se consulta con frecuencia o necesita quedar abierto sobre una mesa.
¿Qué indica actualmente la Dirección del Trabajo sobre el registro?
La Dirección del Trabajo indica que el reglamento debe registrarse cuando entra en vigencia por primera vez y cada vez que se modifica, dentro de los cinco días siguientes a su entrada en vigencia.
La empresa debería confirmar siempre el procedimiento vigente directamente en la fuente oficial antes de realizar el trámite.
¿Qué ocurre si el RIOHS se modifica después de imprimir?
Desde el punto de vista documental, no conviene continuar distribuyendo copias antiguas como si fueran la versión vigente.
La empresa debe actualizar su archivo maestro, realizar las actuaciones legales que correspondan y después decidir qué ejemplares necesita volver a producir.
¿Se puede incluir una hoja de recepción o firma?
Sí, si la empresa la incorpora dentro del archivo que entrega para impresión.
Los campos, textos y finalidad de esa hoja deben venir definidos y revisados antes de producir.
¿Qué necesito enviar para cotizar la impresión?
Lo ideal es enviar el PDF final aprobado e indicar cantidad de ejemplares y terminación.
Si todavía no envías el archivo, informa al menos el número total de páginas, formato, cantidad de copias, si habrá portada a color y si prefieres corchetes al lomo o anillado.
